英語で納期の延長を頼むには:謝りすぎず、すぐ使えるテンプレート3つ
水曜日で、締め切りは金曜日。書きかけの下書きは「大変申し訳ありませんが」から始まっている。
結論： 納期の延長は、現状を一行、新しい日付、それでも渡せるもの、の三つを書けば伝わります。長い謝罪よりも、理由一つと日付一つのほうが相手は判断しやすく、早めに頼むほど有利です。
延長のお願いが自信なさげだと、返事もそっけなくなりがちです。「Sorry, maybe can we move the deadline a little bit if possible?」では、相手が考える作業をすべて引き受けることになります。現状、日付、代わりに渡せるものを添えれば、相手は「いいですよ」と答えやすくなります。
三つの要素
- 現状を一行で。理由を長く書かず、「This is tight.」のように事実だけを伝えます。
- 具体的な新しい日付。「a bit later」ではなく「Friday」や「Tuesday noon」と書きます。
- それでも渡せるもの。途中までの成果物、要約、打ち合わせなど、相手が先に進める材料です。
日本語の感覚とのずれ
日本語のビジネス文では、お願いの前に「誠に申し訳ございませんが」「ご迷惑をおかけして恐縮ですが」と、謝罪や恐縮の言葉を重ねるのが丁寧とされます。理由も、背景から順に説明するほうが誠実に見えます。
英語の職場では、短く、はっきり頼むほうが丁寧に受け取られる場面が多くあります。謝罪が長いと、相手は「状況はそんなに深刻なのか」と身構えたり、結局いつまでに何がもらえるのかわからず、返事に困ったりします。sorryは一度か、むしろ省いて、代わりに Thanks for your flexibility. のような感謝を使うことも多いです。職場や相手によって違うので、これはあくまで傾向です。ただ、「理由は一つ、日付は一つ」にまとめるのは、どこでも使えます。
- I'm so sorry, but maybe I can't finish by Friday.I won't be able to finish by Friday. Could I send it Monday morning?
- Please give me more time.I need two more days to get this right. Does Thursday work?
- I will finish it as soon as possible.I'll send it by Tuesday noon.
最初の例は、sorryとmaybeが重なって、結局いつ終わるのかがわからない点が問題です。三つ目も同じで、as soon as possible は日付を決めていない約束に聞こえます。「Thanks for your flexibility.」は、返事をもらったあとに添えられる、謝罪の代わりの一言です。
そのまま使えるテンプレート3つ
名前、日付、内容は自分の状況に合わせて差し替えてください。
1. Slackで上司に伝える(進めている途中で遅れが見えたとき)
Hi Sam, quick heads-up on the Q3 report. The data cleanup is taking longer than I expected, so I won't have the full version by Friday. Could I send it by Tuesday noon instead? I'll share the summary and the first two sections on Friday so you can start reading.
最初の一文で状況を言い、二文目で新しい日付を出し、最後に金曜日に渡せるものを伝えています。謝罪の言葉はありません。「Quick heads-up」は、軽く早めに知らせるときに使う、自然な切り出しです。
2. 取引先にメールで伝える(一部は予定どおり渡せるとき)
Subject: New delivery date for the design files
Hi Maria,
Quick update on the design files. The desktop layouts are done and I'll send them on Thursday as planned. The mobile versions need two more days to get right, so could we move that part to Monday?
Let me know if Monday works for you.
Thanks,
Ken
全部が遅れるわけではないときは、予定どおり渡せる部分を先に書きます。相手は「全部延びた」ではなく、「一部だけ月曜になった」と受け取れます。
3. 予想外の遅れを伝える(外部の都合で止まったとき)
Hi Tom, I need to flag a delay on the vendor comparison. Two of the quotes only arrived today, so I can't finish the analysis by Wednesday. Could we move the deadline to Friday? In the meantime, I can send a draft with the three quotes I have now. Does that work?
理由は一つだけで、しかも自分の努力不足ではなく事実として書いています。「Does that work?」で、相手が答えるだけの形にして終わっています。
頼むタイミングと、返事のあと
- 早めに伝える。月曜に頼めば計画の変更ですが、締め切り当日に頼むと問題になります。遅れそうだとわかった時点で書きましょう。
- 返事をもらったら短く確認する。「Thanks, I'll send it Monday.」で十分です。長い感謝や謝罪は要りません。
- 約束した日付は守る。二回目の延長を頼まなくていい日付を選びます。
nonolingoの二つのモードの使いどころ
Slackやメールの入力欄で、ラフな英語や日本語の下書きを書くと、nonolingoが同じ入力欄の中で提案を出します。
- fix(軽い修正):自分の言葉を残して、冠詞や動詞の形などの誤りだけを直します。
- native(自然な書き直し):謝罪が長い、直訳っぽい、という文を、同じ意味で自然な口調に書き直します。
Tab で採用、Esc で自分の文のままです。ただし、提案はあなたの本当の予定を知りません。新しい日付と「渡せるもの」が本当に守れるかどうかは、送る前に自分で確認してください。
言い回しの癖については正しいのに翻訳っぽく聞こえる理由、アプリの概要はnonolingoとは？、トーンの選び方はトーンのガイドをご覧ください。取引先への断り方はhow to say no to a client(英語)にもあります。
よくある質問
納期の延長を、頼りなく見えずに頼むには？
現状を一行、具体的な新しい日付、それでも渡せるものの三つを書きます。「Could we push it to Friday?」のように日付を出すと、相手は答えやすくなります。
英語で延長をお願いするとき、何度も謝るべきですか？
重ねる必要はありません。理由一つ、日付一つで十分です。長い謝罪は深刻なトラブルに聞こえたり、結局いつ終わるのかがぼやけたりしやすくなります。短く伝え、あとは返事を待ちましょう。
延長のお願いはいつ送るのがよいですか？
遅れそうだとわかった時点で、早めに送ります。月曜の相談なら計画の調整で済みますが、締め切り当日だと、問題として扱われやすくなります。迷う時間が長いほど、選べる日付が減ります。
nonolingoは延長のメールを書く助けになりますか？
ラフな下書きを入力欄の中で直す提案が出ます。ただ新しい日付や渡せるものは自分で確かめてから送ってください。モードのガイドも参考にどうぞ。